Het Activeringshuis verwerkt persoonsgegevens van (potentiële) klanten, begeleiders, coaches, kandidaten, aanbieders, doorverwijzers, opdrachtgevers, websitebezoekers, werknemers, ZZP’ers en andere personen waarmee Het Activeringshuis contact onderhoudt in het kader van of het verlengde van haar dienstverlening (“u”). Het Activeringshuis verwerkt die persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (“AVG”). In deze verklaring geeft Het Activeringshuis aan u informatie over hoe zij uw persoonsgegevens verwerkt en welke mogelijkheden u in dat kader heeft.
Verwerkingsverantwoordelijke contactgegevens
Deze privacyverklaring ziet op verwerkingen die worden verricht door Het Activeringshuis. De contactgegevens van Het Activeringshuis zijn:
Het Activeringshuis
Bezoekadres Breda: Meerten Verhoffstraat 1 b1, 4811 AR Breda
Bezoekadres Tilburg: Sint Josephstraat 133, 5017 GG Tilburg
KvK-nummer: 63626209
Telefoonnummer: 076-8864463 / 06-18491247
E-mailadres: info@activeringshuis.com
Website: www.activeringshuis.com
Cookies
Het Activeringshuis verzamelt, door middel van ‘tracking cookies’, gegevens omtrent uw gebruik van de website. Daarbij worden uw gegevens en uw bezoeken aan de website achterhaald. Deze gegevens zijn herleidbaar tot uw IP-adres en daarmee veelal tot de naam van uw internetprovider of uw bedrijfsnetwerk. Het Activeringshuis gebruikt deze gegevens om beter inzicht te krijgen in het gebruik van haar website en om te waarborgen dat de website functioneert als een bruikbare en effectieve bron van informatie. Ook kan Het Activeringshuis op die manier de website op uw gebruik afstemmen.
Het Activeringshuis gebruikt Google Tag Manager en Google Analytics. De verkregen informatie via Google Analytics wordt door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten, waar op het EU-US Privacy Shield verdrag voor het uitwisselen van persoonsgegevens, van toepassing is. Google kan uw informatie slechts aan derden verschaffen indien het bedrijf hiertoe wettelijk wordt verplicht of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Bekijk voor meer informatie hierover Google’s Privacy Policy.
Voor het gebruik van Google Analytics worden privacy vriendelijke cookies geplaatst in lijn met de handleiding van de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor is geen toestemming van de bezoeker vereist.
Doeleinden verwerking
Uw persoonsgegevens kunnen door u aan Het Activeringshuis, of aan een aan Het Activeringshuis verbonden persoon, worden verstrekt per post, per e-mail, via het contactformulier op de website, via de telefoon, via gesprekken of door de overhandiging van documenten. Het kan ook zijn dat Het Activeringshuis uw gegevens verkrijgt via derden of via openbare bronnen als registers of websites. Het Activeringshuis zal deze en andere persoonsgegevens kunnen verwerken voor de volgende doeleinden:
- het leggen en onderhouden van contact;
- het beantwoorden van door u gestelde vragen of het verstrekken van door u gevraagde informatie;
- het maken van een selectie van kandidaten en het doorlopen van de selectieprocedure (intake);
- het verlenen van een begeleidingstraject, inclusief de voorbereiding, uitvoering, afronding en
- evaluatie, en het registreren van de voortgang gedurende een traject;
- het met werknemers en ZZP’ers doorlopen van de precontractuele fase en het aangaan van een arbeidsovereenkomst of overeenkomst van opdracht;
- advisering, bemiddeling en verwijzing van klanten, kandidaten, deelnemers, begeleiders, coaches en opdrachtgevers;
- het voeren van een juiste administratie en intern beheer, inclusief financiële administratie zoals facturering;
- het voldoen aan en nakomen van wettelijke verplichtingen en subsidievoorwaarden;
- het behandelen van uw eventuele klachten en het oplossen van geschillen;
- relatiemanagement en het onderhouden van ons relatienetwerk;
- marketing- en communicatie activiteiten.
Het Activeringshuis verwerkt de verkregen persoonsgegevens alleen voor bovenstaande doeleinden. Het Activeringshuis zal vóór verwerking van uw persoonsgegevens voor andere doeleinden, contact met u opnemen om u de kans te bieden bezwaar te maken tegen verdere verwerking.
Rechtsgrond(en) voor de verwerking
De verwerkingen in het kader van de hiervoor genoemde doeleinden hebben elk minimaal een rechtsgrond. Deze rechtsgronden zijn:
Toestemming
De door u verleende vrije, expliciete, ondubbelzinnige toestemming om te mogen verwerken voor een of meer specifieke doeleinden. Als Het Activeringshuis persoonsgegevens verwerkt op basis van de door u verleende toestemming, heeft u te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken. Indien verwerking uitsluitend plaatsvindt op basis van de door u verleende toestemming, dan mag er, nadat u uw toestemming heeft ingetrokken, geen verdere verwerking meer plaatsvinden. Het intrekken van de toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan, onverlet. Voor werknemers geldt dat niet verwerkt zal worden op basis van het toestemmingsvereiste.
Precontractuele maatregelen
Het op uw verzoek nemen van maatregelen vóór het sluiten van een overeenkomst.
Uitvoering van een overeenkomst
De verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen u en Het Activeringshuis.
Wettelijke plicht
De verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke plichten die op Het Activeringshuis rusten als verwerkingsverantwoordelijke.
Belangenafweging
Wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Het Activeringshuis of van een derde. Als Het Activeringshuis persoonsgegevens (mede) verwerkt op basis van een belangenafweging, dan zal Het Activeringshuis de gerechtvaardigde belangen vermelden en u hierover informeren.
Gevolgen niet verstrekken persoonsgegevens
Het Activeringshuis zal u vooraf informeren over gevallen waarin u verplicht bent om persoonsgegevens te verstrekken die vervolgens door Het Activeringshuis verwerkt moeten worden op grond van:
- een wettelijke of contractuele verplichting en/of;
- omdat dit een noodzakelijke voorwaarde is om een overeenkomst te kunnen sluiten.
In dat geval zal u tevens worden geïnformeerd over de gevolgen die verbonden zijn aan uw eventuele weigering om deze persoonsgegevens te verstrekken.
Wanneer u deze persoonsgegevens niet (volledig) aanlevert, dan zal Het Activeringshuis met u geen overeenkomst kunnen sluiten, haar overeenkomst met u moeten beëindigen en/of haar overeenkomst met u niet (volledig of correct) kunnen uitvoeren. In iedere fase van de uitvoering van de overeenkomst tussen Het Activeringshuis en u kan om aanvullende persoonsgegevens worden gevraagd. Daarbij zal worden toegelicht wat de consequentie is wanneer deze persoonsgegevens niet worden verstrekt.
Bewaartermijnen
Het leidende beginsel is dat Het Activeringshuis uw persoonsgegevens niet langer zal bewaren dan nodig is voor het doel waarvoor Het Activeringshuis deze heeft verzameld en vastgelegd. Daarbij zal Het Activeringshuis altijd moeten voldoen aan een wettelijke bewaarplicht. Indien van deze gevallen sprake is, dan houdt Het Activeringshuis de bijbehorende termijnen aan. Wanneer er meerdere gronden of redenen zijn waarom Het Activeringshuis specifieke persoonsgegevens van u bewaart, dan zal altijd de langste bewaartermijn worden aangehouden.
Als u algemene informatieverzoeken doet en/of vragen stelt, dan bewaart Het Activeringshuis uw persoonsgegevens die aan haar verstrekt worden zolang er onafgebroken contact is over één en hetzelfde onderwerp. Nadat er gedurende een jaar geen contact meer heeft plaatsgevonden en er geen andere relevantie is om uw gegevens te bewaren dan zullen uw persoonsgegevens binnen de daaropvolgende vier weken worden verwijderd.
Van kandidaten die interesse tonen in een traject, wordt in de fase voor het aangaan van een eventueel begeleidingstraject de persoonsgegevens bewaard. Wanneer duidelijk is dat geen traject zal volgen, worden de persoonsgegevens verwijderd. Volgt wel een traject dan geldt hetgeen hierna staat vermeld.
In het geval Het Activeringshuis met u een overeenkomst heeft gesloten uit hoofde waarvan Het Activeringshuis diensten verleent, adviseert of bemiddelt, dan bewaart Het Activeringshuis uw persoonsgegevens gedurende de duur van het traject en tot een jaar daarna. Uw persoonsgegevens die onderdeel uitmaken van de debiteurenadministratie bewaart Het Activeringshuis gedurende zeven jaar.
In het geval van klachten of geschillen over het contact of de uitvoering van onze werkzaamheden voor u worden uw persoonsgegevens bewaard gedurende de behandeling van deze klachten en geschillen. Wanneer het duidelijk is dat een klacht of geschil is opgelost dan zullen de daarvoor bewaarde persoonsgegevens worden verwijderd, tenzij een van de voornoemde bewaartermijnen gelden. Dan worden de persoonsgegevens pas verwijderd wanneer ook deze termijnen verstreken zijn.
Aanvullende informatie over verstrekking en verwerking
Uw persoonsgegevens zullen mogelijk aan andere ontvangers worden verstrekt, mits daarvoor een gegronde reden is welke past bij het doel waarvoor u de persoonsgegevens heeft verstrekt en voor deze verstrekking een grondslag aanwezig is.
Uitvoering van de opdracht
Zo kan Het Activeringshuis uw persoonsgegevens verstrekken aan derden wanneer dit noodzakelijk of wenselijk is om de door u verstrekte opdracht op juiste wijze uit te voeren en na te komen. Zo kan Het Activeringshuis in het kader van een begeleidingstraject de persoonsgegevens verstrekken aan een opdrachtgever, begeleider, coach of trainer.
Wettelijke plichten of vereisten
Het Activeringshuis deelt uw persoonsgegevens als zij van mening is dat dit noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving of verzoeken van overheidsinstanties. Zo kan een subsidierelatie, Belastingdienst of inspectie een verzoek indienen tot het verkrijgen van gegevens.
Overige noodzakelijke doeleinden
Het Activeringshuis kan persoonsgegevens aan derden verstrekken zodat zij deze gegevens voor Het Activeringshuis kunnen verwerken, op basis van instructies van Het Activeringshuis en in overeenstemming met het privacybeleid en andere passende vertrouwelijkheids- en beveiligingsmaatregelen voorgeschreven door Het Activeringshuis. Onder deze derden verstaat Het Activeringshuis onder meer haar ICT-dienstverleners, webdienstverleners, accountant of een loonadministratiekantoor.
Uw toestemming
Met uw toestemming kan Het Activeringshuis al dan niet op uw verzoek uw persoonsgegevens aan derden verstrekken. Dit geldt slechts voor gevallen waarbij duidelijk is dat uw toestemming ziet op specifieke persoonsgegevens en derden. Denk aan situaties waarin verzocht wordt uw persoonsgegevens aan potentiële werkgevers te verstrekken.
Wanneer een partij kwalificeert als verwerker in de zin van de AVG, zal Het Activeringshuis met die partij een verwerkersovereenkomst aangaan. Derden aan wie Het Activeringshuis uw gegevens verstrekt zijn op basis van de AVG zelf verantwoordelijk voor de verwerking en bescherming van deze gegevens.
Het Activeringshuis tracht doorgifte van persoonsgegevens aan derde landen of internationale organisaties te beperken tot een absoluut minimum. Wanneer hiervan sprake is door een van de externe partijen waarmee Het Activeringshuis samenwerkt, zal de schriftelijke overeenkomst die Het Activeringshuis met hen sluit passende waarborgen verlangen, veelal het moeten hanteren van EU-modelcontracten.
Beveiliging persoonsgegevens
Het Activeringshuis heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking zoals misbruik, ongewenste openbaarmaking en onbevoegde toegang tegen te gaan. Dit zijn enerzijds preventieve maatregelen: maatregelen die voorkomen dat een dreiging of inbreuk leidt tot verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking. Denk hierbij aan een beveiligingscertificaat op de website. Anderzijds heeft Het Activeringshuis detectieve en repressieve maatregelen genomen: maatregelen die, wanneer verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking onverhoopt toch plaatsvindt, het incident zo snel mogelijk detecteren en de gevolgen daarvan zoveel mogelijk beperken. Denk daarbij aan een meldplicht voor werknemers wanneer men het vermoeden heeft dat data is gelekt. Ook heeft Het Activeringshuis herstelmaatregelen en correctieve maatregelen genomen voor het geval onverhoopt verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking plaatsvindt. Denk daarbij aan back-ups.
Privacyrechten
Op grond van de privacywetgeving heeft u verschillende individuele rechten waarop u een beroep kunt doen. Het betreft het recht op inzage/kopie, het recht op rectificatie, het recht om persoonsgegevens te laten wissen (het ‘recht om vergeten te worden’), het recht op beperking van de op u betreffende verwerking, het recht om bezwaar te maken en het recht van overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens. Deze rechten zijn niet absoluut. Dat wil zeggen dat Het Activeringshuis niet in alle gevallen gehoor hoeft te geven aan een beroep op één van voornoemde rechten. Binnen een maand nadat Het Activeringshuis een verzoek van u heeft ontvangen waarbij een beroep wordt gedaan op één van voornoemde rechten, zal Het Activeringshuis u informeren. Daarbij zal Het Activeringshuis bijvoorbeeld aangeven of aan het verzoek gevolg gegeven is of dat de beoordelings- en reactietermijn van een maand verlengd moet worden. Het uitoefenen van de recht(en) door u is in beginsel kosteloos. U kunt uw rechten uitoefenen door een verzoek in te dienen via de in deze verklaring genoemde contactgegevens.
Autoriteit Persoonsgegevens
Mocht u ondanks de zorgvuldige aanpak van Het Activeringshuis op het gebied van de verwerking en bescherming van persoonsgegevens een klacht hierover hebben, dan heeft u op grond van de privacywetgeving het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie hiervoor de website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Wijzigingen privacyverklaring
Deze privacyverklaring is opgesteld op 1 januari 2020 en kan worden gewijzigd. De gewijzigde privacyverklaring zal op deze website worden gepubliceerd. Dat sprake is van een wijziging zal duidelijk kenbaar worden gemaakt.
